Blog

På tross av tidligere års intensjoner om det motsatte har danske virksomheter daglig kjempet med papir og kompliserte forretningsganger når de handler med det offentlige. På samme måte som innberetninger til det offentlige, oppleves forretningsgangene ofte som tunge og kompliserte. Kanskje har også virksomhetene manglet det avgjørende incitamentet til å effektivisere sine egne prosesser. Det har dessverre bundet opp ressurser, som virksomhetene kunne bruke mye bedre til andre mer verdiskapende oppgaver.

Men nå har staten som ledd i digitaliseringsstrategien virkelig gjort et viktig initiativ og innført statens nye innkjøps- og fakturasystem, IndFak. Alle leverandører til det offentlig ved jo at det i dag er et krav at man skal sende inn sin faktura elektronisk. Nyeste skudd på stammen er at det nå også er mulig å levere elektroniske varekataloger samt motta elektroniske ordrer direkte fra offentlige kunder og i samme prosess sende ut fakturaer, uten å skulle etablere kompliserte systemtilpasninger.

Å sette strøm på disse sammenhengende forretningsprosesser er noe som kan merkes. Bruker man Post Danmarks beregninger, vil en løsning som IndFak svært forsiktig spare samfunnet for min. 80 tonn CO2 årlig, hvilket svarer til et papirforbruk basert på mer enn 1 500 tre.
Som leder av IT-virksomheten Evenex er jeg utrolig glad for å konstatere at den danske stat i denne situasjonen har satt seg i førersetet, og har etabler en løsning hvor både staten og leverandørene hjelper hverandre med å oppnå fordeler og gevinster. For både kundens og leverandørens forretningsganger er tenkt inn i en sammenhengende og dynamisk løsning.

Det nye offentlige innkjøps- og faktureringssystemet er omfattende, men likevel fleksibelt og enkelt å bruke. Leverandørene gjør sine varer og tjenester tilgjengelig via en digital katalog som de offentlige institusjonene bestiller fra. Deretter er det enkelt for leverandørene å sende fakturaen på bakgrunn av ordren direkte fra løsningens leverandørmodul, noe som frigjør ressurser hos leverandørene.
Løsningen er den første større løsning som bygger på internettbasert infrastruktur og de nye standardene for utveksling av digitale ordre, fakturaer og andre forretningsdokumenter – OIOUBL-standardene.

IndFak ble godkjent av Økonomistyrelsen i juni. Og mens de første institusjonene allerede har tatt løsningen i bruk, er IndFak nå i ferd med å bli rullet ut i resten av staten. I første omgang er det obligatorisk å bruke IndFak for statlige myndigheter, som blir betjent av Økonomistyrelsens Servicecenter. Det er tanken at løsningen skal gradvis innføres i resten av staten. Et tilsvarende initiativ fra kommunene og regionene, som uten tvil har behov tilsvarende statens, ville ha stor effekt på økonomien.

Tidligere var det forbundet med relativt store kostnader å knytte leverandører elektronisk sammen med offentlige organisasjoner. Med den nye IndFak-løsning, som Evenex har utviklet for Økonomistyrelsen, er sammenkoblingen enkel. IndFaks leverandørmodul er ”rett ut av boksen". Det er en fleksibel webløsning som understøtter leverandørens ordre- og fakturaprosesser, og som kan integreres med leverandørens andre systemer. Samtidig kan leverandøren også bruke løsningen overfor sine private kunder og dermed digitalisere alle sine handelsforbindelser og fastholde lave transaksjonskostnader.
Spørsmålet er, om danske virksomheter vil bidra til digitaliseringen og være med på å også høste fordelene? Ved å aktivt støtte initiativet styrker vi sammen konkurranseevnen og gjenopprettingen av økonomien.

Jeg kan med glede konstatere at staten har tatt det første, viktige skrittet i arbeidet med å skape en mer effektiv samhandel med sine mange leverandører. Nå er det opp til deg og din virksomhet å ta det neste skrittet og utnytte det potensialet, som løsningen gir for å oppnå forbedringer i din hverdag og næringslivet generelt.

Muligheten for effektive, digitale relasjoner med kunder i staten er nå nærmere enn noensinne tidligere. Og jeg kan kun oppfordre dere til å gripe muligheten, slik at vi både oppnår kostnadsbesparelser og styrker CO2-redaksjonen.

Beste hilsener,

Niels Stenfeldt, Adm. direktør, Evenex.