Ambu

Ekspedering av leverandørfaktura på 15 min.
 

Før Ambu implementerte Invoice Workflow fra PROGRATOR|gatetrade kunne det ta flere uker å behandle en leverandørfaktura. Med PROGRATOR|gatetrades digitale fakturahåndteringsløsning er det nå gjort på femten minutter. Hele prosessen er i dag fullstendig digital og illustrerer på beste vis Ambus ambisjoner om å effektivisere arbeidsprosesser, og dermed skape best mulig forutsetning for global vekst.

Jacob S. Hyrdum, Vice President for Business Systems i den verdensomspennende, danskbaserte medicovirksomheten Ambu A/S, har ansvaret for å implementere og investere i Ambus nye IT-forretningssystemer. Han skal sikre Ambus globale strategi om å effektivisere IT-infrastrukturen i virksomheten. Med en digital fakturahåndteringsløsning fra PROGRATOR|gatetrade er den første suksessen allerede i hus.

Oppgaven er å få overblikk og dermed et bedre beslutningsgrunnlag for ledelsen i bestrebelsene på å operasjonalisere firmaets strategi, i forkortet form kalt ”GPS FOUR.” ”G” for global, ”P” for posisjonering og ”S” for system samt ”FOUR” for fire år. Ambu ønsker bl.a. å sette fokus på økt vekst gjennom investeringer i nye globale IT-systemer, som kan optimere en rekke forretningsprosesser.
Uansett hvor i verden Jacob S. Hyrdum befinner seg, kan han nå godkjenne alle fakturaer som han er økonomisk ansvarlig for.

Fordeler for økonomiavdelingen

Alle leverandørfakturaer mottas nå elektronisk i økonomiavdelingen. Hos Ambu er systemet konfigurert slik at man både kan videresende fakturaer til personer med ansvar for innkjøpet, og personen som skal godkjenne beløpet. Den fulle integrasjonen med ERP-systemet har dessuten betydd bedre økonomistyring og en mer oppdatert tilgang til informasjon.

”Tidligere forholdt vi oss til betalingsbetingelsene på fakturaen, og ikke hva vi hadde avtalt med leverandøren. Med fakturahåndtering sikrer vi et bedre Cash Flow, fordi løsningen er integrert med vårt ERP-system og sørger for at det er betalingsavtalen med leverandøren som gjelder”, sier Jacob S. Hyrdum.
Som navnet ”Invoice Workflow” antyder, gir løsningen fullt overblikk over arbeidsprosessene, og ”invoice manageren” kan alltid se alle handlingene i systemets arkiv. Dette gir både intern troverdighet i Ambu, og sikkerhet for at den informasjonen som en børsnotert virksomhet skal dokumentere er til stede i virksomheten.

Økonomiavdelingen sparer dermed tid i kraft av, at det nå er færre interne prosesser, som gjør gangen fra faktura mottatt til faktura bokført svært kort og ofte gjennomført i løpet av noen timer. Feilprosenten er i tillegg tilnærmet null. Fakturaer forsvinner ikke lengre og avdelingen bruker i dag ingen ressurser på dobbeltinntastinger.

100 % digitalt og automatisert

Løsningen er 100 % digital. Det betyr at alle fakturaer ankommer elektronisk og innskanning av papirfakturaer, inntastingsfeil og IT-integrasjonsproblemer er ikke lengre en del av Jacob S. Hyrdums arbeidsdag.

Tvert imot opplever han nå, at Ambus SaaS (Software as a Service)-funderte fakturahåndteringsløsning har minimert tidsforbruket i alle ledd av fakturaprosessen – fra leverandør til betaling. I Ambus økonomiavdeling bruker man nå markant mindre tid på håndtering av leverandørfaktura. Dette betyr at prosesseierne har fått mer tid til de forretningsorienterte oppgavene.

Det var flere grunner til at vi valgte Evenex som vår leverandør til elektronisk fakturahåndtering. Men den viktigste var at Evenex fra starten var den eneste leverandøren, som kunne levere en løsning som var 100 % digital. Nå har vi ingen papirfakturaer og er fri for de administrative problemene som det medfører.”
Løsningen har medført at behovet for forhåndsregistrering av fakturaer i ERP-systemet er bortfalt, og når godkjenningen er foretatt i Invoice Workflow, overføres, bokføres og betales fakturaen automatisk i ERP-systemet. Systemet gir mulighet for å purre medarbeideren, hvis godkjenning (eller avvisning) ikke skjer.

Integrasjon til leverandørene

”I forbindelse med at Evenex implementerte løsningen skrev vi til alle våre leverandører om hvordan de lett kan bli en del av den nye prosessen, og selv oppnå fordeler med en lettere og hurtigere utsending av elektroniske fakturaer i stedet for vanlige papirfakturaer.”
Med ansvaret for å implementere og investere i Ambus nye IT-systemer, kan Jacob S. Hyrdum med god samvittighet reise ut i verden og fortelle om den første suksessen med fakturahåndtering. Hans overordnede oppgave fremover er å effektivisere flere forretningsprosesser via IT, i jobben for å understøtte ”GPS FOUR”-strategien.

 

2010-06-11